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Überblick

Ihre Vorteile

  • Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
  • Automatische Bereitstellung im elektronischen Postfach zum Monatsanfang
  • Sie sparen die Kosten für Räume und Personal
  • Zusätzlich Portokosten einsparen
  • Papierfreie Archivierung mit sicheren PDF-Dokumenten
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs sind erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden  

Voraussetzung

Voraussetzung für den Empfang elektronischer Kontoauszüge ist das
elektronische Postfach. Dieses muss für den Empfang elektronischer
Kontoauszüge freigeschaltet sein.

 

Details

Qualifizierte elektronische Signatur  

Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlichvon der Sparkasse erstellt wurde und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.

Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten„Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich.

Bekannte Signatur-Viewer:

Die kostenfreie Software Sign Live! von der Firma intarsysOpenLimit Reader  

Aufbewahrung

Sichere Aufbewahrung  

Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.


Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:

  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren
    Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck
    nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.


Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.

Bitte beachten Sie als Inhaber von Geschäftsgirokonten die Hinweise zum Empfang von Kontoauszügen im elektronischen Postfach.

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